Подписание документов (+NDA при необходимости)

После выяснения всех деталей с клиентом относительно цены, старта проекта, времени работы, рабочих моментов, проведения интервью с кандидатами и утверждения самого кандидата, переходим к подготовке договора и передачи его клиенту.

Когда клиент нанял человека на проект, нужно подготовить договор (иногда после первого звонка с клиентом нужно скинуть пример договора).

Начнем: для того чтобы создать договор, нужно с почты сейлз зайти на Google 

Drive.
Ищем папку Service Agreement


В этой папке листаем вниз и находим пример договора “0 example” 

Начинаем делать договор. Открываем шаблон и дублируем его, начиная переделывать – нажимаем: 1.File – 2. Make a copy 

У нас появляется окно в котором нужно заполнить следующие поля

1. “Copy of 0 example” – меняем на название компании.
2. Нажимаем на папку где на рисунке цифра “2”
3. В поле, где цифра “3” – прописываем название компании
4. Нажимаем галочку
5. Далее кнопка Select.

После этого, сбоку, автоматически создастся новая вкладка с договором, который нужно сделать. Ждем когда прогрузится новый договор (уже с названием нужной вам компании) и переходим обратно к 0 примеру договора для того чтобы поменять его номер 

Если №1000399 – станет №1000400

Это ОБЯЗАТЕЛЬНО!

(то есть следующий человек создающий договор после вас заберет этот номер и поставит в примере на 1 больше, чтобы избежать дублей нумерации договоров)

Далее переходим непосредственно к заполнению договора.

Будем заполнять поля: PAYMENT INFORMATION, ORDER INFORMATION, MUTUAL NON DISCLOSURE AGREEMENT.

PAYMENT INFORMATION

Данную информацию (реквизиты) берем в бухгалтерии. 
ПРИМЕЧАНИЕ! Если мы готовим просто пример договора – PAYMENT INFORMATION можно не заполнять, а в ORDER INFORMATION не вставлять имена сотрудников, оставив только специальности с ценами на каждую из них.

ORDER INFORMATION

Здесь мы заполняем информацию о человеке, которого берут на проект.

Если берут на  Part Time – в этом случае 1 час на обед – удаляем. (PartTime: 5 days a week, 4 hours per day)

Количество человек в таблице зависит от того сколько людей взяли на проект.
Здесь вы можете найти цены

Employee – фамилия и имя человека, которого берут на проект (важно вначале фамилия, потом имя)

Position – должность, на которую нанимают кандидата (дизайнер, лидогенератор, контент менеджер, копирайтер и тд)

Salary/Month – в зависимости от должности и от того нанимают на полный или неполный день (также обратите внимание на валюту, в которой клиент планирует оплачивать услуги) 

Start Date – дата, когда кандидат приступает к работе на проекте

Payment Day – дата, когда нужно платить клиенту (ставим от 1-го по 15-е число)

Special Instructions – полный/неполный рабочий день (Part Time – 5 days a week, 4 hours per day (или как вы договорились с клиентом – может быть 2 дня в неделю, 8 часов в день например); Full Time – 5 days a week, 8 hours per day + 1 hour lunch)

Start date of Agreement – дата начала проекта

End date of Agreement – дата окончания проекта (договор делать можно на месяц, полгода, год и тд) – если с клиентом не оговаривались сроки выполнения, то стандартное соглашение подписывается на год.

Если это Part Time в графе Payment Terms удаляем выделенную строчку.

MUTUAL NON DISCLOSURE AGREEMENT.

Здесь меняем месяц, день и год – на день начала проекта (ВАЖНО: возле даты начала должно быть не “st”, a “th” или “rd” в зависимости от того как на слух произносится число “thiRD”/ “firST”/ “secoND”/ “twenty fifTH”, также вместо NAME OF CLIENTS COMPANY – название компании.

Оставшиеся поля договора заполняем через DocuSign, когда отправляем на подпись клиенту.

Договор составили, теперь перейдем к его подписанию.
Начну с того, что же такое Docusign? Это софт для подписания документов в онлайн режиме. Очень удобная вещь, если Вам нужно подписать какие-то бумаги удаленно. Не нужно скачивать документ, печатать его, подписывать вручную, а потом сканировать и отправлять, а просто сделать пару кликов – и готово!

Хочу отметить, что функция эта – платная, но есть пробный месячный бесплатный период. Если у Вас уже есть аккаунт DocuSign, тогда нажимаете Log In, а если нет, но хотите попробовать – то Free Trial. Учтите, что на почту, на которую Вы будете регистрировать аккаунт, будет приходить много писем (если Вы будете регулярно им пользоваться), так что лучше регистрировать не на основную почту, чтобы не засорять ее.

Вот как выглядит ваш аккаунт, после того как Вы авторизировались.

Для того чтобы загрузить новый документ для подписания, нажмите START NOW.

Далее, Вам дается возможность выбрать откуда загрузить документ. Вы можете перетащить файл с компьютера или привязать какое-то хранилище к DocuSign, чтоб брать файлы оттуда.

После того, как Ваш документ был загружен, нажимаете Next (если Вам нужно подписать документ с нескольких сторон). Если же Вы единственный подписант, тогда ставите перед этим галочку, и Вам придет документ для подписи на вашу почту, на которую привязан аккаунт. Если подписывать документ будете Вы, но с другой почты (не той на которую у вас зарегистрирован аккаунт), то это считается отдельным пользователем и следует добавить свои данные как отдельного подписанта.

Далее введите данные людей, которые будут подписывать документ. Обратите внимание, что можно выстраивать порядок подписантов (второму человеку придет на почту документ после того, как его подпишет первый). Из тех данных, которые Вы вводите в поле “Name” генерируется подпись, так что это должен быть не какой-то ник, а имя и фамилия, или же полное ФИО, можно на любом языке, в зависимости от формата в котором вы хотите видеть подписи.

Обычно документ подписывается двумя людьми, но если Вам нужен третий, тогда нажимаете Add recipient и вводите дополнительные данные для третьего человека. Также, в опциях, можно выбрать действие для данного человека, например, он не будет подписывать, а получит копию подписанного документа после того как он будет завершен с обеих сторон.

После того, как информация о получателях настроена, переходим к следующему пункту. Когда Вас перекинуло в сам документ, Вам нужно проставить поля для заполнения подписантами, куда человек будет вписывать нужную информацию. Например: адрес, контактные данные, личную информацию и собственно дату и подпись. Для каждого подписанта поля выставляются отдельно. В левом верхнем углу выбираете имя подписанта и ставите для него поля,  а после переключаете на другого получателя и соответственно ставите для него.

Когда Вы выбрали получателя, начинайте выставлять поля (именно те, которые ему нужно заполнить) :

Full Name, как и подпись, генерируется на основе имени, которое вы указали как получателя. Также и его почта (та, на которую вы отправляете договор). Если данные не верны, тогда лучше везде ставить текстовые поля, чтобы подписант заполнял их вручную. Это не займет слишком много времени, а Вы будете уверены, что все верно. 

Итак, чтобы правильно заполнить поля вставляем в раздел Contact information поля:

В разделе Order Information проверяем правильно записано имя и фамилия работника, который будет работать с клиентом, на какую должность его взяли. Также проверяем цену, дату старта, на какой основе будут работать Full time or Part time, и срок договора.

В разделе General terms and conditions, если договор заключен на месяц то забрать пункт о повышении на 10%. (Customer agrees that every half of the year the price of the services increase by 10%.)

  Кроме того, если с клиентом было договорено об изменении определенных условий или же придания их то следует убедиться, что все правильно.

В разделе Authorization, следует вставить поля для подписания вышеуказанных условий.

В раздел Credit Application / References клиент должен предоставить контактную информацию своих коллег, партнеров, друзей, для того чтобы мы могли с компанией связаться если клиент недоступен.

Все поля заполняет Text поля, а там где нужно подписать вставляем следующие поля:

На последней странице договора является NDA (пункты о неразглашении информации компании и безопасности) где нужно вставить только поля подписи.

By-Full name

Signature- Signature

Date- Data signed

Если нужно подписать NDA от клиента выполняем ту же процедуру что и c договором. Или же если клиент хочет, чтоб работник подписал его, то высылайте работнику, где он подписывает и мы пересылаю готовый документ клиенту.

Затем, когда Вы удостоверились, что все поля выставлены правильно, и готовы

оправлять документ, нажимаете     

  внизу документа. 

Далее, в предложенном окне, Вы можете сменить тему письма, которая будет отображена у ваших получателей вместе с документом. Можете прикрепить какое-то сопровождающее письмо. Также можете поставить галочку на “Send automatic reminders”, если Вы хотите, чтобы подписантам приходили напоминания (вдруг они забыли). 

Вы можете отправить каждому получателю личное сообщение (второй получатель его не увидит), нажав “Add Private Messages”, выбираете получателя, пишите сообщение и нажимаете DONE.

А потом SEND, когда вы убедились, что все заполнено правильно.

Чтобы посмотреть отправленные документы, и на какой стадии они находятся, нажмите Manage. 

Можете пользоваться им, как почтовым ящиком: смотреть полученные, отправленные, удалять, отклонять подпись и т.д. 

Мы видим статус, в котором находятся наши документы. Что-то уже подписано, что-то нужно отправить заново или же подписать со своей стороны.

После того как отправили договор клиенту на почту, подписанный договор ожидаем на почте sales@rh-s.com

Туда же предварительно и приходит письмо о просмотре клиентом договора. 

После того как клиент подписал договор с своей стороны, нам его тоже нужно подписать.

Открываем это письмо и делаем следующие шаги:

1. Нажимаем Посмотреть договор

2. В правом углу нажимаю Продолжить.

3. Далее нажимаем на Sign в 3 местах в договоре где пишет что надо подписать. Предварительно проверяем что клиент заполнил все поля со своей стороны, а не просто поставил прочерки.

4. После подписания нажимаем Завершить.

Когда договор подписан с двух сторон находим на почте такое письмо и открываем его.

Здесь нам нужно выполнить следующие шаги:

1. Пролистываем все письмо и в конце находим договор.

2. Нажимаем на треугольник один раз.

3. После нажатия появляется значок папки, куда мы будем переносить Договор

4. Нажимаем 1 раз на значок Папки и выбираем Move this item.

5. После нажатия Move this item, выбираем My Drive и нажимаем на стрелку дальше (один раз нажимайте, а не два клика, иначе договор переместится просто на основной диск, где придется его искать).

6. Дальше находим в списке папку Service Agreement и нажимаем на стрелочку дальше.

7. Выбираем нужную папку в соответствии с названием договора (названия компании) и нажимаем Move here.
   

После того наш договор успешно перемещен на Google Drive – Service Agreement – в папку с названием компании.

Последним шагом является отправка в чат Sales ссылки на договор. Находим нужный нам договор в папке компании, открываем подписанное ПДФ версию договора и выполняем следующие действия:

1. Нажимаем в правом углу на 3 точки и выбираем Share.

2. Далее в нижнем поле где пишет Get Link, нажимаю Change.

3. В поле где пишет YUkraine нажимаем и выбираю YUkraine.

4. Нажимаю Copy link затем Done и сбрасываю ссылку в чат.